为进一步推进学校公文处理工作制度化、规范化、科学化，形成规范有序的工作系统，结合实际，制定本规定。 

坚持所有文件 “一个口子进，一个口子出”的原则，统一由学校办公室处理。 

一、规范性公文 

（一）凡涉及全校性的公文必须以学校名义制发，各处室不得对外发文。各处室、专业部收到校外单位来文，要及时交办公室按照公文阅办程序处理。 

（二）以学校名义印发和上网的规范性公文包括：传达贯彻上级指示、决定；学校重要决议和重要工作部署；向上级部门的请示、报告等。 

（三）凡代表学校对外报送的公文和材料，须经分管领导审阅批准后送校长签发方能呈报。对于校领导不同意签发的文件，由办公室退回拟办部门。未经学校允许，各部门不得擅自向外报送公文、材料及相关数据。 

（四）凡经批准后上报的请示性公文，尤其是重要事项、重大政策和资金的请示件，办公室负责上级办文环节的跟进，避免出现上报后无人汇报沟通、无人跟踪落实等现象。 

（五）规范性文件类型： 

1.“芜机校”：经校长办公会议讨论通过后由校长签发的正式文件。 

2.“芜机校函”：经校领导签发的用于与学校互不隶属的平级单位之间的函件。 

3.“芜机会纪”：经校长签发的会议纪要。 

4.“芜机党”：经党支部书记签发的文件。 

5.“芜机联”：经由校长和联办单位主要负责人共同签发的联合发文。 

二、一般性公文处理 

（一）一般性公文指以学校名义印发和通过网络发布的事务性公文。凡各处室、专业部需以学校名义发出的请示、通知、函等公文，均须经办公室审核。 

（二）按照“谁主管，谁负责”的原则，各处室、各专业部根据工作需要正式发文时，应先起草文件内容，根据上级文件起草的公文，应附上有关文件；送办公室核稿后，呈校领导签发。 

（三）制发程序 

1．拟稿。拟稿人须根据行文方向，确定行文方式和文种，按规范的文件格式拟稿。 

拟稿人从校园网下载《文件处理表》，填写拟稿单位、拟稿人、拟稿时间、发送范围、文件标题等内容，报分管领导审查。 

拟稿部门分管领导须审查：第一，是否需要发文；第二，是否符合有关文件和政策精神。签署意见后，将送审稿和有关参考文件、数据报办公室核稿。 

2．初核。办公室须审查：

第一，来文是否有附公文处理表；

第二，有关来文部门、拟稿人、时间、文件标题等信息是否完整；

第三，行文及文种运用是否符合规范；

第四，文字表达是否准确和清楚；

第五，数据是否准确无误。

对不符合要求的文稿，予以书面修改后退回拟稿部门修改，拟稿人根据办公室意见进行修改再报。 

3．签发。校领导对文件进行批示。对需要提交校长办公会议审定的文件，经分管校领导审阅后，作为议题列入校长办公会议审定。一般文件由分管校领导签发。校领导因公外出的须委托第二责任人签发。 

校领导在审签公文时，应当明确签署意见、姓名和日期，并及时将转办公室文件办理员。 

4．登记、上网、印制。文件办理员应核对批示内容。对于批示中有疑问或不够清楚的，应及时向领导确认。如出现几位领导的批示意见不一致的，应报请校长审定。 

文件办理人员对于已签发的文件予以登记，在校园网“学校公告栏”上发布。如有必要则印刷。 

“学校公告栏”发布权仅限于办公室。 

5．分发。拟稿部门负责文件装订并分发；报上级部门文件由办公室安排人员送呈。 

6．存档。校领导批示件的原件和盖印公文需留办公室立卷归档管理。复印件交有关部门办理。 

三、校外来文处理 

（一）受理校外公文类别 

1.“繁昌县教育局”电子政务公文交换平台、“芜湖市教育局”官网公开的公文； 

2．上级发来的传真； 

3．收到的函件； 

4．信访件。  

其它如广告等与学校工作无关的杂件，以及非特殊情况越级上送或下发的来文，或明显不符合行文规则的来文，不予受理。特殊情况由办公室主任审定。 

以上公文由办公室文件办理人员负责受理。 

（二）处理流程 

1．办文。文件办理人员根据各类来文办文，附《来文处理表》，填写来文单位、来文时间、来文内容等信息，报办公室主任。 

2．拟办。办公室主任根据来文内容提出拟办意见。文件办理人员将拟办件呈有关校领导阅示。 

3．签发。校领导对文件进行批示。校领导因公外出的须委托第二责任人签发。校领导在审签公文时，应当明确签署意见、姓名和日期，并及时将批示转给办公室文件办理员。 

4．登记。文件办理人员应核对批示内容。对于批示中有疑问或不够清楚的，应及时向领导确认。如出现几位领导的批示意见不一致的，应报请校长审定。 

文件办理人员对于已签发的文件予以登记。 

5．交办。文件办理人员应根据学校领导批示意见，通知相关部门派专人到办公室签名领取批示件复印件，原件由办公室留存。 

6．办理。承办的部门按照批示要求和时限指定专人承办。 

四、整理和归档 

文件办理人员应将校领导的批示件，连同印好的正式文件移交学校档案室立卷归档管理。一般业务性档案由部门存档。 

五、办文时限及督办 

（一）限时送审  

“特急”件：1天内办理完毕； 

“加急”件：2天内办理完毕；  

文件办理人员应根据文件的急缓要求，采取上门、电话、书面等不同方式提请校领导阅批。 

（二）督办 

办公室在公文应办结时间前3天以口头形式督促承办的部门办文。到期未办结的，由办公室发出《文件督办通知书》。 

六、附则 

本规定由学校办公室负责解释，自二0一四年九月起实行。